물류 용어집 전자문서교환 (EDI, Electronic Data Interchange)

전자문서교환(EDI)의 역사
물류산업에서 전자문서교환(EDI)은 보안 프로토콜을 통해 표준화된 형식을 사용하여 중요한 메시지와 문서를 전자적으로 교환하는 것을 의미한다. 이 기술은 종이 기반 문서 교환의 비효율성을 해결하기 위해 1960년대 미국에서 시작되어 수십 년에 걸쳐 발전해 왔다. 커뮤니케이션과 문서 처리를 간소화하기 위해 개발된 전자문서교환(EDI은 표준화된 메시징의 필요성이 특히 절실한 물류 산업에서 가장 초기부터 적용되었다.

전자문서교환(EDI)이 등장하기 전에 물류 회사는 종이 문서를 관리하는 번거로운 작업으로 인해 오류, 지연 및 고객 불만이 발생했다. 이러한 과제를 인식한 한 물류업계 담당자는 메시징을 표준화하고 업계 내 문서 처리 속도를 높이기 위해 EDI 사용을 개척했다.

EDI 기술이 성숙해짐에 따라 전자 메시징 표준을 확립하기 위해 다양한 조직이 등장하여 물류, 소매, 항공, 철도 등 다양한 분야에서 채택이 촉진되었다. 그러나 보안 프로토콜의 구현으로 문서 교환에 대한 신뢰성이 향상됨에 따라 EDI가 특히 물류 분야에서 상당한 관심을 끌게 된 것은 1990년대 초반이 되어서였다.

EDI는 인터넷의 광범위한 사용이 글로벌 연결성을 변화시키기 훨씬 전부터 물류 분야의 커뮤니케이션에 혁명을 일으켰다. 중요한 정보 교환을 위한 표준화되고 안전한 플랫폼을 제공함으로써 EDI는 물류 운영의 필수 구성 요소가 되어 보다 원활한 거래를 촉진하고 효율성을 높이며 고객 만족도를 향상시켰다.

전자문서교환(EDI)의 역할
전자문서교환(EDI)은 물류 산업의 초석 기술로, 거래 파트너 간에 표준화된 형식으로 구조화된 비즈니스 문서를 전자적으로 교환할 수 있도록 해준다. 시간이 가장 중요한 산업에서 EDI는 운영을 간소화하고 수동 프로세스를 줄여 효율성과 생산성을 높이는 데 중요한 역할을 한다.

화물 운송시 EDI는 물류 네트워크 내에서 인바운드 및 아웃바운드 활동의 중추를 형성하는 다양한 문서(종종 "트랜잭션"이라고 함)를 포괄한다. 이러한 트랜잭션은 물류 운영의 핵심 역할을 하며 중요한 작업의 원활한 조정과 적시 실행을 촉진한다.

물류 회사는 EDI를 활용하여 주문 배치, 배송 추적, 송장 발행 등 다양한 프로세스를 자동화하여 수동 개입의 필요성을 없애고 오류나 지연의 위험을 줄일 수 있다. 이러한 자동화는 거래 속도를 가속화할 뿐만 아니라 공급망 전체의 정확성과 투명성을 향상시킨다. 비즈니스 운영을 재편하는 다양한 디지털 기술의 확산에도 불구하고 많은 업계 관계자들은 EDI가 앞으로도 수년간 주요 B2B 거래 채널 역할을 계속할 것이라고 예측한다.

(출처: Firefly, Adobe)

물류 산업에서 전자문서교환(EDI)는 운영을 간소화하고 공급망 가시성을 높이며, 소비자 요구에 대한 대응력을 향상시키는 등 다양한 이점을 제공한다.

1. 간소화된 커뮤니케이션
EDI는 수동 데이터 입력을 제거함으로써 오류를 줄이고 물류 담당자의 업무를 효율화 한다. 이를 통해 거래 파트너 간의 중단 없는 커뮤니케이션이 가능해 거래가 원활해지고 생산성이 향상된다.

2. 공급망 가시성
EDI는 공급망에 대한 실시간 가시성을 제공하여 물류 관리자가 배송을 추적하고 재고 수준을 모니터링하며 주문 상태에 대한 최신 정보를 지속적으로 얻을 수 있도록 한다. 향상된 가시성은 정보에 입각한 의사 결정을 가능하게 하고, 계획을 개선하며, 중단에 대한 신속한 대응을 촉진한다.

3. 효율성 향상
EDI는 주문 처리, 송장 발행, 배송 알림 등 물류의 다양한 프로세스를 단순화하고 가속화한다. 이러한 자동화는 수동 오류를 제거하고, 처리 시간을 단축하며, 운영 효율성을 높여 비용 절감, 리소스 활용 최적화, 고객 만족도 수준 향상을 가져온다.

4. 향상된 정확성 및 데이터 무결성
수동 데이터 입력은 오류가 발생하기 쉬우며 이로 인해 비용이 많이 드는 물류 운영 지연이 발생할 수 있다. EDI는 수동 개입을 제거하고 표준화된 데이터 형식과 자동화된 검증 프로세스를 구현하여 데이터 정확성과 무결성을 보장한다. 이러한 신뢰성을 통해 물류 담당자는 자신이 받은 정보를 신뢰하고 중요한 비즈니스 의사결정을 적기에 내릴 수 있다.

5. 빠른 배송
EDI는 구매 주문, 승인 및 확인 교환을 자동화하여 주문 이행 프로세스를 신속하게 처리한다. 물류 회사는 수동 처리에 의존하는 대신 전자적으로 주문을 받고 실시간으로 확인하며 그에 따라 신속한 배송을 시작한다. 주문 주기 시간을 단축함으로써 물류 담당자는 고객 만족도를 향상시키고 시장에서 경쟁 우위를 확보할 수 있다.

6. 고객 연결 강화
EDI는 물류 회사와 고객 간의 원활한 협업과 데이터 교환을 촉진한다. EDI 기술을 활용함으로써 조직은 정확하고 시기 적절한 정보를 제공함으로써 고객 관계를 강화하고 대응력을 향상시킬 수 있다. 주문 상태 및 배송 추적에 대한 실시간 업데이트와 사전 알림은 신뢰를 강화할 뿐만 아니라 투명성과 신뢰성을 바탕으로 장기적인 파트너십을 조성한다. 고객과의 이러한 강화된 연결은 전반적인 만족도와 충성도를 향상시킨다.

(출처: Firefly, Adobe)

일반적인 EDI 트랜잭션을 마스터하는 것은 물류 회사가 운영을 효율적으로 관리하고 거래 파트너와 원활하게 데이터를 교환하는 데 필수적이다. 이러한 트랜잭션은 엄격한 형식 규칙을 준수하여 정보 전송의 일관성과 정확성을 보장한다. 물류에 사용되는 가장 일반적인 EDI 트랜잭션은 다음과 같다.

EDI 204 - Motor Carrier Load Tender: 이 트랜잭션은 운송업체가 운송을 위해 자동차 운송업체에 화물을 제공하는 데 사용된다. 여기에는 배송 출발지, 목적지, 장비 요구 사항, 픽업/배송 시간 등의 세부 정보가 포함된다.

EDI 210 - Motor Carrier Freight Details and Invoice: 상품 운송을 완료한 후 자동차 운송업체는 이 트랜잭션을 사용하여 요금, 부속품 수수료 및 배송 세부정보를 포함하여 제공된 서비스에 대한 세부 정보를 제공한다.

EDI 214 - Transportation Carrier Shipment Status Message: 이 트랜잭션을 통해 배송업체는 픽업, 운송 및 배송 알림을 포함하여 배송에 대한 상태 업데이트를 제공할 수 있다. 이는 모든 당사자에게 배송 진행 상황을 알리는 데 도움이 된다.

EDI 856 - Advance Ship Notice (ASN): "선적통지/적하목록"이라고도 알려진 이 트랜잭션은 품목 설명, 수량 및 포장 세부 사항을 포함하여 배송 내용물에 대한 자세한 정보를 제공한다. 이는 수취인이 들어오는 배송을 보다 효율적으로 준비하는 데 도움이 된다.

EDI 940 - Warehouse Shipping Order: 공급업체가 제3자 물류 팀(3PL)과 공유하는 940은 원격 창고에서 구매자 위치로 상품 배송을 요청하는 데 사용된다. 여기에는 주문 번호, 품목 설명, 수량, 배송 지침 등의 세부 정보가 포함된다.

EDI 943 - Warehouse Stock Transfer Shipment Advice: 943은 원격 창고에 대한 사전 선적 통지 역할을 하며 제조업체로부터 선적을 예상할 수 있음을 팀에 알린다. 여기에는 창고에서 입고 상품을 준비하는 데 도움이 되는 배송 세부정보와 시간 정보가 포함된다.

EDI 944 - Warehouse Stock Transfer Receipt Advice: 물류 조직에서 전송한 944는 원격 창고에서 배송 수령을 확인한다. 이는 수령한 상품에 대한 확인을 제공하며 수령한 수량, 상품 상태, 명시된 불일치 등의 세부 정보를 포함할 수 있다.

EDI 945 - Warehouse Shipping Advice: 945는 배송 완료를 확인하기 위해 제3자 물류 제공업체(3PL) 또는 원격 창고에서 발송된다. 이는 제공된 지침에 따라 상품이 배송되었음을 발송인에게 알리는 역할을 한다.

EDI 947 - Warehouse Inventory Adjustment Advice: 물류 팀이나 3PL이 사용하는 947은 창고의 재고 수준 변경 사항을 고객에게 알린다. 이 트랜잭션은 정확한 재고 기록을 유지하고 효과적인 재고 관리를 촉진하는 데 도움이 된다.

EDI 990 - Response to a Load Tender: 운송업체는 이 트랜잭션을 사용하여 선적 입찰(EDI 204) 수신을 확인하고 배송 제안을 수락할지 거부할지 여부를 나타낸다. 이는 배송업체가 배송업체의 응답을 추적하고 그에 따라 계획을 세우는 데 도움이 된다.

EDI 997 - Functional Acknowledgment: 이 트랜잭션은 EDI 메시지가 수신자의 시스템에서 성공적으로 수신되고 처리되었음을 확인하는 역할을 한다. 이는 데이터 무결성을 보장하고 수정이 필요한 전송 오류를 식별하는 데 도움이 된다.

EDI 트랜잭션을 통해 물류 회사는 운영을 간소화하고 거래 파트너와의 커뮤니케이션을 강화하며 상품 운송의 전반적인 효율성을 향상시킬 수 있다. EDI 통합 및 자동화를 활용함으로써 물류 회사는 B2B 워크 플로우를 최적화하고 업계 경쟁력을 유지할 수 있다.

(출처: Firefly, Adobe)

EDI의 효율성을 위해 EDI의 작동 방식을 이해하는 것은 중요하다. EDI와 관련된 기본 용어 및 개념은 다음과 같다.

1. 컴퓨터 간 통신
EDI는 우편, 팩스, 이메일과 같은 전통적인 통신 방법을 대체한다. 이메일도 전자적이지만 EDI는 컴퓨터 간 직접적인 통신을 가능하다는 점이 다른점이다. 문서를 사람이 처리해야 하는 이메일과 달리 EDI 문서는 주문 관리 시스템과 같은 수신자 컴퓨터의 해당 애플리케이션으로 직접 전달된다. 이를 통해 수동 처리가 필요 없으며 문서 처리 속도가 빨라지고 오류와 지연이 줄어든다.

2. 비즈니스 문서
EDI는 거래 파트너 간의 다양한 비즈니스 문서 교환을 용이하게 하며, 대표적인 문서의 유형은 다음과 같다.

- 구매 주문(PO): 상품이나 서비스 구매를 위해 구매자가 공급자에게 요청하는 문서
- 송장(Invoices): 공급업체가 구매자에게 발행한 문서로, 제공된 제품 또는 서비스와 해당 지불 기한을 자세히 설명
- 사전 배송 통지(ASN): 공급업체가 구매자에게 발송하는 상품 배송이 임박했음을 알리는 통지
- 선하 증권(Bill of Lading): 운송인이 발행한 선적 물품 인수를 확인하는 법적 문서
- 통관 서류: 국제 무역 중 세관을 통한 물품 통관에 필요한 서류
- 재고 문서: 기업이 보유하고 있는 상품의 재고 수준을 자세히 설명하는 기록
- 배송 상태 문서: 배송 상태에 대한 실시간 업데이트를 제공하는 알림
- 지급서류 : 송금통지서, 지급확인서 등 금융거래 기록

3. 표준 형식
EDI 문서는 컴퓨터 시스템의 호환성과 가독성을 보장하기 위해 표준화된 형식을 준수해야 한다. 이 형식은 데이터 유형(예: 정수, 소수) 및 형식 지정 규칙(예: 날짜 형식)을 포함하여 각 정보가 구조화되고 표시되는 방식을 지정한다. 표준 형식이 없으면 각 회사는 고유한 형식을 사용하게 되어 호환성 문제가 발생하고 자동화된 처리가 방해받게 된다. 영어를 사용하는 사람이 일본어를 이해하지 못하는 것처럼, 수신자의 컴퓨터 시스템은 발신자의 회사별 형식을 이해하지 못할 수도 있다. 따라서 거래 파트너 간의 원활한 의사소통과 데이터 교환을 위해서는 표준화가 필수적이다.

4. 비즈니스 파트너
EDI는 비즈니스 파트너 또는 거래 파트너로 알려진 둘 이상의 회사 간의 문서 교환을 용이하게 한다. 이러한 파트너는 상품이나 서비스 구매 및 판매와 같은 다양한 비즈니스 거래에 참여한다. 예를 들어, A 회사는 B 회사로부터 상품을 구매할 수 있으며, A 회사는 B 회사에 구매 주문서를 보낸다. 이 시나리오에서는 A 회사와 B 회사가 비즈니스 파트너로 간주된다. EDI는 파트너 간의 효율적인 협업과 커뮤니케이션을 촉진하여 비즈니스 프로세스를 간소화하고 전반적인 생산성과 경쟁력을 향상시킨다.

전자문서교환(EDI)은 기업 간의 정보 교환에 혁명을 일으켰지만 몇 가지 고려해야할 사항들도 있다.

먼저 EDI 통신은 일반적으로 단방향이다. 즉, 정보가 트랜잭션 세트 내 확인 없이 한 시스템(시스템 A)에서 다른 시스템(시스템 B)으로 흐른다는 의미이다. 따라서 시스템 A가 수신 확인을 요구하는 경우 시스템 B는 별도의 확인 트랜잭션을 시스템 A로 다시 보내야 한다. 이러한 단방향 통신 특성으로 인해 지연이나 불확실성이 발생할 수 있으며, 특히 비즈니스 프로세스에 실시간 확인이 중요한 경우 더욱 그렇다.

또한, 실시간 또는 거의 실시간 전송을 제공하는 일부 최신 통신 기술과 달리 EDI는 전송에 대한 기간 보장을 제공하지 못한다. 네트워크 정체, 처리 시간 등 다양한 요인에 따라 전송에 15분에서 몇 시간까지 걸릴 수 있다. 시기적절한 의사 결정과 운영 관리를 위해 즉각적인 정보 교환이 필요한 오늘날의 빠르게 변화하는 비즈니스 환경에서 이러한 전송 시간의 가변성은 심각한 단점이 될 수 있으며 특정 시나리오에서는 EDI 사용을 방해할 수 있다.

이러한 단점에도 불구하고 EDI는 비즈니스 문서의 형식과 전송을 표준화함으로써 의사소통을 간소화하고 효율성을 높이며 비즈니스 거래의 정확성을 향상시는데 중요한 역할을 한다. 이를 통해 수작업을 줄이고 오류를 최소화하며 비즈니스 운영 속도를 가속화하여 궁극적으로 비용 절감을 촉진하고 고객 만족도를 향상시킨다. 앞으로도 EDI는 빠르게 변화하는 정보 교환 요구를 충족하기 위한 귀중한 도구로 남아 효율적인 비즈니스를 하는데 중요한 역할을 하게 될 것이다.